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22OCT 15

Gestion du temps : 5 conseils pour bien s'organiser

Vous êtes régulièrement débordé ou avez l’impression de ne jamais avoir assez de temps? Vous paniquez à l’idée que votre manager vous demande de rendre un rapport dans l’urgence? Pas d’angoisse inutile: voici quelques règles simples de Page Personnel à appliquer au quotidien pour mieux gérer votre temps et ainsi éviter certains désagréments. 

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Vous avez sûrement déjà eu un dossier à rendre « pour demain! » quand ce n’était pas « pour hier ». Cette complainte du manager stressé est presque devenue un classique, sans pour autant devenir agréable à l’oreille. Pour l’assistante de direction, c’est le rapport à emailer sur-le-champ, pour la chargée de communication une plaquette à valider « pour la fin de matinée », pour d’autres des réunions imprévues qui viennent perturber l’emploi du temps du jour. Ce n’est pas une raison pour vous désunir.

Conseil n°1: Prenez du temps pour vous organiser

Prenez une demi-heure le matin ou la veille au soir pour préparer votre journée. Car l’organisation, c’est une tâche en soi. Si vous travaillez seul(e), il est indispensable de garder du temps pour planifier, formaliser et organiser votre travail. Lorsqu’on est en équipe projet, il faut définir qui fait quoi et quand, et suivre l’évolution du travail des autres pour voir si chacun avance au bon rythme. Le projet prend du retard? Ce n’est pas un drame en soi, pensez simplement à en parler rapidement à votre manager: des réaménagements sont la plupart du temps possibles, à condition de dialoguer.

Conseil n°2: Priorisez vos tâches

Donnez un ordre de priorité à vos tâches. Employez par exemple des couleurs dans Outlook ou Notes pour faire ressortir les tâches les plus importantes par rapport à celles qui nécessitent une attention moins poussée ou moins immédiate.

Faites un point afin d’établir les moments de la journée où votre concentration est optimale: traitez alors les sujets prioritaires et attelez-vous aux sujets secondaires aux moments où vous savez que vous êtes un peu moins efficace.

Autre point: gardez à l’esprit que vous avez bien plus de temps et de possibilités que vous ne le croyez. Considérez votre emploi du temps comme une boîte dans laquelle vous mettez en premier des pierres (les sujets lourds). Elle paraît alors remplie, à première vue. Pourtant, vous pouvez encore y ajouter du gravier, puis du sable, puis de l’eau… A vous d’organiser votre journée de travail en fonction de cela.

Conseil n°3: Ne vous éparpillez pas

Ne faites qu’une chose à la fois. Vous pourrez « respirer » entre deux tâches nécessitant une plus grande concentration, une fois un sujet clos, coupez quelques minutes avant de vous lancer sur un nouveau chantier. Changez-vous les idées, en bavardant quelques minutes avec un collègue par exemple ou en répondant à quelques e-mails. Évitez de faire l’impasse sur le déjeuner! 30 minutes à la cafétéria ou au calme, c’est plusieurs heures d’efficacité de gagnées!

Conseil n°4: Restez concentré

Si vous êtes en open space, rester concentré peut parfois s’avérer difficile, même s’il existe des règles comportementales informelles, dont la discrétion. Besoin de vous isoler sur une tâche ? Mettez vos écouteurs avec de la musique douce, et faites abstraction de la salle.

Conseil n°5: Planifiez soigneusement

Planifiez tout… même l’imprévu! N’oubliez pas que les agendas se remplissent vite, avec leur lot quotidien de réunions urgentes et non programmées. Il faut alors dégager du temps quoi qu’il arrive. Vous serez toujours confronté(e) à des demandes de dernière minute: pas d’affolement pour autant, là encore, relativisez l’importance des différentes demandes et priorisez!

Inscrivez donc dans votre agenda toutes les échéances nécessaires à la réalisation d’une tâche. Ne repoussez jamais une étape sous prétexte que la fin est lointaine. Inscrivez aussi des rendez-vous avec vous-même, pour travailler sur les sujets de fond.

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Et vous, comment faites-vous pour gérer votre temps et éviter le stress de l’imprévu? Venez partager vos astuces!

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