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Le Flex office est un mode d’organisation des bureaux se développant de plus en plus au sein des petites comme des grandes entreprises. Malgré tout, ce nouvel environnement de travail peut nécessiter des précautions particulières, notamment pour certaines personnes en situation de handicap. Pour en savoir plus, nous sommes allés à la rencontre de La mission handicap de BPCE-IT .

Le Flex office chez BPCE-IT, en quoi ça consiste ?

Le Flex office chez BPCE-IT a été mis en place dans le cadre d’une réflexion en profondeur sur les modes et environnements de travail au sein de la communauté BPCE*, dont le passage en mode hybride (alternance entre le présentiel sur site et le télétravail). Concrètement, le Flex office est la fin des bureaux attitrés et la mise à disposition d’espaces partagés entre équipe.

Pour BPCE-IT et la communauté BPCE : « le choix d’un travail « hybride » est une initiative collective engageant toute la Communauté BPCE. Cette mise en place n’est pas une réponse à une actualité pressante. Il y a une volonté de renforcer et de développer durablement la flexibilité du travail au sein de notre organisation. L’objectif est de faire émerger de nouveaux modèles de travailplus efficaces et plus collaboratifs. L’entreprise souhaite ainsi davantage prendre en compte la qualité de vie de ses collaborateurs et son empreinte environnementale. »

Le Flex office, une approche gagnant/gagnant ?

Du télétravail et du Flex office oui, mais pas au détriment de la qualité de vie des collaborateurs. Si ce fonctionnement permet une souplesse d’organisation, il peut également favoriser certaines dérives. Réduction de la ligne séparant vie professionnelle / vie personnelle, perte de cohésion d’équipe…

BPCE-IT, et plus globalement la Communauté BPCE, ont analysé les rapports d’entreprises ayant déjà mis en œuvre ces procédés depuis plusieurs années. L’objectif ? Identifier les points d’attention pour proposer des optimisations.

Ainsi, ces retours ont permis de faire ressortir « cinq clés de réussite » utilisées désormais quotidiennement :

  1. L’existence d’un cadre commun et de règles garantissant clarté, équité et responsabilisation de tous.
  2. Un surcroît de coordination et d’intelligence collective. En effet, l’alternance entre présentiel et distanciel nécessite de l’anticipation, une organisation rodée et du dialogue.
  3. Une meilleure connaissance et compréhension des personnes. La diminution du présentiel impose d’être plus attentif à chaque personne.
  4. Une organisation volontariste du collectif. Une action essentielle pour la bonne communication formelle et informelle, la mise en œuvre de rites d’équipes et l’entraide.
  5. Un entretien attentif de la transversalité. Il est également important de s’organiser entre équipes de travail.

« Finalement, c’est une approche gagnant/gagnant pour les entreprises comme pour les collaborateurs. Nous combinons ainsi performance collective, attractivité de nouveaux talents et bien-être des collaborateurs. »

Quelles adaptations du Flex office pour les personnes en situation de handicap ?

Le Flex office n’est pas forcément adapté à toutes et tous.

En effet, certains handicaps nécessitent des aménagements spécifiques qui sont incompatibles avec un bureau nomade.

Un fait que BPCE-IT n’a pas oublié, bien au contraire ! La mission handicap de BPCE-IT nous en dit plus :

« Au début de l’année 2021, nous avons étudié les aménagements de chacun de nos collaborateurs RQTH. En effet, il était nécessaire d’identifier les besoins de chacun.

Par exemple, pour certains d’entre-eux une position fixe à un endroit précis de l’étage était impérative, pour d’autres, la spécificité de l’aménagement du poste rendait la position de travail non mutualisable. »

 Quelles conclusions et quelles perspectives ?

Sur le site de Paris, 73 % des collaborateurs ont répondu être satisfaits de ce mode d’organisation. Un premier retour qui conforte BPCE-IT dans son déploiement progressif sur l’ensemble de ses sites. Des ateliers de retour d’expérience sont d’ailleurs en cours et devraient permettre ajustements et améliorations. Le Flex office s’est mis en place en septembre 2021 à Lyon, et prochainement en novembre 2021 à Dijon.

« Nous mènerons de nouvelles enquêtes de satisfaction à la suite de ces différents déploiements. Nous pourrons ainsi nous inscrire dans une amélioration continue de l’expérience des collaborateurs. »

Pour BPCE-IT, le Flex office n’est pas une « mode », mais s’ancre dans une véritable réflexion pour le bien-être de ses collaborateurs. C’est pourquoi l’entreprise porte une attention particulière à ce que chacune et chacun puisse expérimenter au mieux cette nouvelle expérience.

 

* La communauté BPCE regroupe 8 entités du groupe BPCE (BPCE SA-SEF-IBP-ITCE-BPCE Achats-BPCE Solutions crédits-BPCE Services financiers) et compte plus de 8500 collaborateurs

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